Vacature Administratief beheerder

Functieprofiel Administratie Beheerder – 24 uur per week

Standplaats Sittard / Ingangsdatum zo spoedig mogelijk / Tijdelijk met uitzicht op vast

Organisatie en kern van de functie

Stichting Mentorschap in Limburg voert de wettelijke beschermingsmaatregel mentorschap uit voor volwassenen die hun belangen op het gebied van zorg en welzijn niet zelf kunnen behartigen. Dat doen wij met ruim honderd geschoolde vrijwillige mentoren, verdeeld over acht regio's in de provincie; op dit moment lopen er circa honderdvijftig mentorschappen. Het bureau is klein: twee coördinatoren/consulenten, een administratief medewerker en een vrijwillig bestuur.

Als administratief medewerker voer je zelfstandig het secretariaat en de cliënt- en mentoradministratie. Je bent de spil van het kantoor in Sittard en voor mentoren, bewindvoerders en zorginstellingen vaak het eerste aanspreekpunt. Je bewaakt administratieve processen met wettelijke termijnen en werkt grotendeels zonder dagelijkse aansturing.

Taken

Secretariaat en eerste aanspreekpunt

• Beheer van de algemene mailboxen en de kantoortelefoon: vragen beantwoorden of doorzetten naar de juiste consulent en de opvolging bewaken.
• In- en uitgaande post verwerken, scannen en in de dossiers opslaan.
• Agenda's, vergaderstukken en notulen verzorgen voor het teamoverleg en het kwartaaloverleg met de regio-ondersteuners; vergaderruimten reserveren.

Cliënt- en mentoradministratie

• Dossiers aanmaken en bijhouden in het cliëntvolgsysteem (MyNeva) en het rechtbankportaal (Aigor).
• Aanmeldingen van nieuwe mentoren en cliënten registreren, bevestigen en doorzetten naar de consulenten, en bewaken dat die worden opgevolgd.
• Jaarlijkse mentorverslagen en tussentijdse evaluaties uitzetten bij mentoren, de voortgang bewaken en tijdig indienen bij de rechtbank. Hieraan zijn harde wettelijke termijnen verbonden.
• Opheffing en omzetting van mentorschappen administratief afhandelen, inclusief archivering.
• Bewaken dat vrijwilligersovereenkomsten, mandateringen en VOG's compleet en actueel zijn.

Ondersteuning scholing, bijeenkomsten en communicatie

• Praktische organisatie van de basiscursus voor nieuwe mentoren, de regio-overleggen en twee themabijeenkomsten per jaar: uitnodigingen, aanmeldingen, locaties en catering.
• Kwartaalnieuwsbrief opmaken, website en social media bijhouden, kantoorvoorraad en bestellingen beheren.

Wat wij vragen

• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo-4-, havo- of vwo-niveau (minimumeis), aangevuld met enkele jaren relevante werkervaring in een brede, zelfstandige administratieve functie.
• Goede digitale vaardigheid (Office 365, OneDrive); ervaring met een cliëntvolg- of dossiersysteem is een pre.
• Zeer goede beheersing van het Nederlands in woord en geschrift.
• Een geldige Verklaring Omtrent het Gedrag; deze is voor deze functie verplicht.

Wie wij zoeken

Je werkt zelfstandig en nauwkeurig en houdt zelf het overzicht, want er is geen leidinggevende die dagelijks meekijkt. Je bent een procesbewaker: een flink deel van het werk kent termijnen waaraan de stichting wettelijk gehouden is, en je laat niet los tot iets daadwerkelijk is afgerond. In het contact met vrijwilligers — veelal ouderen — en met bewindvoerders en zorginstellingen ben je dienstverlenend en geduldig. Omdat je dagelijks werkt met medische en financiële gegevens van kwetsbare mensen, is discretie vanzelfsprekend. Affiniteit met vrijwilligersorganisaties of de zorgsector is een duidelijke pre.

Wat wij bieden

• Een afwisselende, zelfstandige functie van ca. 24 uur per week.
• Inschaling conform de CAO Sociaal Werk, schaal 5 tot 6 afhankelijk van opleiding en ervaring.
• Een plek in een kleine, betrokken organisatie met maatschappelijke betekenis.
• Een uitgebreid overdrachtsdocument met werkinstructies.

Contact

Vragen? Neem contact op met:

Ted Hooreman, penningmeester
E-mail: penningmeester@mentorschaplimburg.nl
Telefoon: 06-52416639